Comment savoir quels sont les quelques résultats dont votre travail est jugé, faire le plus difficile en premier dans un bloc protégé, garder chaque tâche dans un endroit de confiance, vérifier vos e-mails à des heures fixes et clôturer la journée en 10 minutes.
Si la charge de travail elle-même est le problème, prenez votre liste de tâches et vos résultats clés et amenez-les à votre manager pour convenir de ce qu'il faut abandonner ou reporter. Si l'épuisement, l'humeur basse ou le manque de concentration persistent, consultez votre médecin.
Pourquoi cela compte
Lorsque l'assiette est pleine, la réponse évidente est de rester plus tard. Cela semble responsable. Mais les preuves montrent que des heures supplémentaires achètent de moins en moins. Dans une étude de travailleurs du munitions, la production a augmenté au rythme des heures seulement jusqu'à un seuil d'environ 49 heures par semaine ; au-delà, la production a progressé de plus en plus lentement, et 70 heures n'ont produit que peu de chose de plus que 56 [1]. Une étude moderne d'agents de centre d'appels a trouvé le même schéma : à mesure que les heures augmentaient, chaque appel prenait plus de temps, signe de fatigue même dans des emplois majoritairement à temps partiel [2]. Ce qui aide, c'est comment vous utilisez vos heures. Cinq compétences quotidiennes, dans cet ordre :
- Connaissez vos résultats clés et choisissez les 3 premiers de demain.
- Faites la tâche la plus importante la plus difficile en premier, dans un bloc protégé, avec de la marge laissée ouverte.
- Gardez une liste de confiance avec une prochaine action pour chaque projet.
- Vérifiez vos e-mails à des heures fixes, pas tout le temps.
- Clôturez la journée avec un arrêt de 10 minutes.
Étape 1 : Écrivez vos résultats clés, puis choisissez les 3 premiers de demain
POURQUOI ÇA COMPTE
Si vous ne savez pas sur quoi votre travail est jugé, chaque tâche semble également urgente, et la plus forte l'emporte. Une liste écrite courte des résultats que votre rôle livre, vérifiée chaque soir contre le calendrier de demain, corrige cela. La recherche derrière la liste : sur plus de 100 tâches différentes, plus de 40 000 participants et au moins 8 pays, des objectifs spécifiques et difficiles ont conduit à de meilleures performances que des objectifs vagues tels que "faites de votre mieux" [4]. Les objectifs combinés à des retours d'information ont mieux fonctionné que les objectifs seuls [4].
- Écrivez les 3 à 5 résultats dont votre rôle existe à livrer, une ligne chacun. Résultats, pas activités : "contrats signés", "paie à temps", "patients vus en sécurité", pas "répondre aux e-mails". Le nombre 3 à 5 est un point de départ pratique, pas un test validé.
- Demandez à votre manager une question : "À quoi ressemble un grand travail dans 6 mois ?" Ajustez votre liste à la réponse. Cela vous donne aussi les retours qui rendent les objectifs meilleurs [4].
- Avant de finir aujourd'hui, choisissez les 3 tâches de demain. Au moins 2 doivent avancer un résultat clé.
- Réservez à chaque bloc un créneau dans votre calendrier avec une heure de début, pas seulement une ligne sur une liste [8].
- Le vendredi, comptez combien de vos 3 premiers ont été réalisés et notez une ligne sur ce qui a bloqué le reste.
Dans les 2 semaines, vous commencez la plupart des jours déjà en connaissant vos 3 tâches les plus importantes et quand vous les ferez. D'ici la semaine 4, la plupart de vos 3 premiers sont liés à un résultat clé.
Étape 2 : Faites la tâche la plus importante la plus difficile en premier, avec un tiers de la journée laissé ouvert
POURQUOI ÇA COMPTE
Lorsque le travail s'accumule, le réflexe est de se tourner vers les tâches rapides et faciles. Elles semblent productives. Une étude de six ans de données d'un service d'urgence d'hôpital a trouvé que les médecins sous charge lourde choisissaient plus souvent des patients plus faciles [5]. Cela semblait aider au début, mais après ajustement pour la complexité du travail, cela était lié à un pire débit, et les médecins apprenaient plus lentement que lorsqu'ils prenaient des cas difficiles [5]. Des analyses de laboratoire ont montré pourquoi les gens le font : fatigue, et le sentiment de progression que donne cocher une tâche [5].
- Commencez la journée avec la tâche la plus difficile de vos 3 premiers, avant d'ouvrir vos e-mails, dans un bloc de 60 à 90 minutes. Cette fourchette est une pratique, assez longue pour vraiment entrer dans une tâche difficile ; elle n'a pas été testée comme un nombre exact.
- Fermez les e-mails et le chat et définissez un statut tel que "De retour à 10 h 30, appelez si urgent". Comment rester concentré une fois le bloc commencé est dans l'article sur la concentration (voir Approfondir).
- Si votre équipe est d'accord, essayez des matinées calmes partagées 2 ou 3 jours par semaine ; dans une équipe logicielle, les matinées calmes ont augmenté le nombre d'ingénieurs notant leur productivité au-dessus de la moyenne [9].
- Réservez au maximum environ deux tiers de votre journée. Laissez le dernier tiers ouvert pour les demandes, les dépassements et les surprises ; c'est une règle de pouce, car les gens sous-estiment systématiquement la durée des tâches [10].
- Lorsqu'une tâche déborde, déplacez un élément de priorité inférieure dans le tiers ouvert. Ne déplacez pas le bloc du matin.
La plupart du temps, votre tâche la plus importante est faite ou bien entamée avant la matinée, et les surprises atterrissent dans le tiers ouvert au lieu de ruiner le plan.
Étape 3 : Gardez une seule liste de confiance avec une prochaine action pour chaque projet
POURQUOI ÇA COMPTE
Les tâches gardées dans votre tête vous tirent constamment l'attention. Les tâches éparpillées sur des post-it, dans les boîtes de réception et les applications se perdent, vous les vérifiez donc toutes dans un léger sentiment d'inquiétude. Une liste en laquelle vous pouvez avoir confiance met fin aux deux problèmes.
- Choisissez un seul endroit, une application ou un carnet, pour chaque tâche. Cette semaine, déplacez chaque liste erratique, chaque post-it et chaque email marqué vers cet endroit.
- Capturez une tâche dès qu'elle apparaît : une demande en réunion, une promesse dans un chat, une idée dans le bus. Gardez l'outil de capture à portée de main.
- Donnez à chaque projet actif une prochaine action qui commence par un verbe : "Envoyer le brouillon à Sam", "Appeler la banque au sujet du formulaire B", et non "Budget".
- Ajoutez un moment et un endroit aux prochaines actions qui comptent cette semaine : "Mardi 9 h, à mon bureau : envoyer le brouillon à Sam" [8].
- Une fois par semaine, videz vos notes, vos boîtes de réception et votre sac dans la liste pour qu'elle reste complète. Une liste qui manque de choses cesse d'être fiable [11].
Après 2 à 4 semaines, rien d'important ne vit uniquement dans votre tête, et vous pouvez nommer l'étape suivante pour chaque projet actif sans chercher.
Étape 4 : Vérifiez vos emails 3 fois par jour, pas tout le temps
POURQUOI ÇA COMPTE
Vérifier constamment coupe votre journée en fragments et maintient le stress en ébullition, sans accomplir davantage. Dans l'étude d'équipe logicielle, la plupart des interruptions n'étaient pas urgentes : 86 % du travail interactif aurait pu être planifié plus tard [9]. Les emails fonctionnent de la même manière.
- Choisissez 3 moments fixes, par exemple 11 h, 14 h et 16 h 30, tous après votre bloc du matin [6].
- Désactivez les notifications d'email sur votre ordinateur et votre téléphone, et fermez l'onglet email entre les vérifications.
- À chaque vérification, traitez chaque message une seule fois : répondez s'il prend moins de 2 minutes, transformez-le en tâche dans votre liste unique, ou archivez-le.
- Dites à votre équipe vos moments de vérification et comment vous joindre en cas d'urgence réelle, comme un appel téléphonique.
- Adaptez le nombre, pas le principe. Dans un rôle en contact avec des clients, essayez des vérifications fixes toutes les heures ; le gain vient du fait de ne pas vérifier en permanence [6].
Dans un à deux semaines, les emails prennent des créneaux fixes, vous répondez au nombre de messages que vous répondiez avant, et vos journées semblent moins frénétiques [6].
Étape 5 : Arrêtez-vous en 10 minutes
POURQUOI ÇA COMPTE
Les tâches non terminées vous suivent à la maison. Dans une étude diariste de 12 semaines impliquant 59 employés, plus il y avait de tâches non terminées le vendredi, plus le sommeil était mauvais le week-end, par rumination au sujet du travail [12]. Les tâches non terminées qui s'accumulaient sur 3 mois étaient liées à encore plus de troubles du sommeil [12].
- Arrêtez-vous 10 minutes avant de partir ou de fermer l'ordinateur, et réglez un minuteur.
- Notez chaque impasse avec le moment et l'endroit où vous le ferez : "Mardi 9 h, bureau : finir la diapositive 6" [7].
- Consultez le calendrier de demain et choisissez les 3 priorités de demain (Étape 1), avec des heures de début.
- Mettez toutes les nouvelles tâches de la journée dans votre liste unique (Étape 3).
- Fermez tous les onglets et applications, et dites ou écrivez une phrase fixe telle que "Arrêt terminé." La phrase est un signal, pas une étape testée.
- Si une pensée de travail revient le soir, ajoutez-la à la liste avec un moment et un endroit, et laissez-la attendre [7].
Dans 2 semaines, vous partez avec un plan pour chaque tâche ouverte, et les pensées de travail perturbent vos soirées moins souvent.
Allez plus loin
- Protégez votre attention : Mieux vous concentrer : comment rester concentré à l'intérieur du bloc, avec des pauses et des exercices d'attention.
- Un Non bienveillant protège un Oui réel : Fixez des limites : comment refuser les demandes qui mangeraient votre bloc du matin.
- Ce n'est pas de la paresse, c'est un sentiment : Comment arrêter de procrastiner : que faire quand vous êtes assis pour la tâche la plus difficile et que vous ne pouvez pas commencer.
- Changez le travail, pas seulement vous-même : Récupérez-vous de l'épuisement professionnel : lorsque le problème est la charge, pas la méthode.
